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为什么居家办公的日本人还得天天去公司?

iwangshang / 张超 / 2020-05-09

摘要:保守文化妨碍了日本全民抗疫。保守文化妨碍了日本全民抗疫。

天下网商记者 张超

为了控制疫情,日本首相安倍晋三希望部分地区“上班出勤人数至少减少70%”,但这样的目标,却被一枚印章打败了。

东京一家IT公司的员工瑞穗抱怨,她不得不冒着被感染的风险,继续回到公司工作,因为有些文件需要提交纸质版并加盖个人印章。

《日本时报》报道,传统的日本印章妨碍了远程办公

“我们公司技术实力很强,也早就用上了各种微软的办公软件。”瑞穗说,“但只要纸张和个人印章还存在,我就不能在家远程办公,必须到公司来走流程。”

瑞穗所在的公司,此前已有一人确诊新冠肺炎,因此她每天去公司都承受着巨大的心理压力,生怕哪天自己也被感染。

4月,日本东京地铁里还有很多上班族在通勤

日本人一生必备两枚印章

人们常说,韩国人一生无法回避三件事——死亡、税收和三星。

而在日本,这三件事变成了死亡、税收和印章。

日本人离不开印章

从19世纪60年代的明治维新开始,日本政府便要求公民在重要文件加盖个人印章。

经过一个半世纪的发展与沉淀,这种被称为“Hanko”的个人印章,已成为日本人证明身份的必备工具。

日本印章店门口陈列的印章

通常,日本的个人印章分两种:“实印”(実印、じついん)和认印(認印、みとめいん)。

实印是向政府登记的个人印章,公证、不动产买卖、买车、签约、设立公司、领取保险金都需盖实印。

实印通常刻制着持有人的汉字全名,以区别其他个人印章,以保持其唯一性。

日本人还会有一枚非正式的认印,认印上通常只有汉字姓氏,主要用于日常生活收发快递、公司内部确认文件等各类用途。

雕刻印章

因为日本政府规定,有缺口或磨损的个人印章,不得用于实印的各种用途,这便导致日本人在刻制个人印章时,更倾向于使用质量上乘的材料。

正是因为这种独特的印章文化,日本至今仍拥有全球最大的合法国内象牙市场,而日本象牙消费量的80%,都被用于刻制印章。

东京一家工厂内,还没有雕刻的象牙印章

印章文化妨碍日企远程办公

日本人使用个人印章,有极为严谨的习惯和传统。

比如去银行取钱,哪怕带着身份证、银行卡或存折,但只要缺少个人印章,就没办法取钱。

在日本企业活动中,签订合同、商业交易、行政审批……全部都要盖上个人印章,以确认谁经手、查看以及审批了文件。

日本人的日常盖印

甚至于,日企内部传达一份文件,都会贴上带有传阅人姓名和职位的纸条,传阅人经手后,必须要在框内盖章确认。

社长、部长、课长……印章按照职位高低级别排列,决不允许越位。

这种文化,说好听点是严谨,说难听点是死板。

尤其是疫情发生后,当很多日本企业开始远程办公,这种缺乏变通的方式带来诸多不便,迫使许多员工不得不赶到办公室工作。

4月,日本首席财务官协会曾表示,在日本进行远程办公的公司中,有超过40%的公司仍需员工回到办公室,因为他们必须处理文件并用个人印章盖章。

4月,日本东京依旧有很多上班族

4月10日的一项调查也显示,东京和其他六个县(千叶县、埼玉县、神奈川县、大阪县、兵库县和福冈县)的企业中,仍有大约60%的员工在正常通勤。

日本共同社报道,东京和其他六县还有60%的上班族在通勤

而日本政府在4月编制了一份疫情下的经济刺激方案,其中包括对各类企业的补贴,可是企业随后发现,要申请这些补贴,仍需要提交大量纸质文件并用加盖个人印章。

日本政府的防疫计划,是将人际接触减少80%,但印章文化的存在,成为了日本阻止新冠病毒传播的主要瓶颈。

医生吐槽传真是昭和时期的做法

日本首席财务官协会执行董事矢口博一说,这体现的是日本社会中普遍存在的保守文化,大家都不想改变固有的习惯,因为改变的成本往往很高。

同印章文化一样,日本社会还存在着强盛的纸文化。

纽约时报风尚杂志曾评价,日本是依附在纸上的国家,纸于日本人之重要,就如葡萄酒于法国人一样。

纽约时报风尚杂志的报道

当世界进入数字化的“无纸时代”,日本的商业社会,却仍然信奉着“白纸黑字,盖印确认”这一套流程。

在日本,加盖个人印章后的传真件具有法律效力,因此传真加盖印,仍是一种正规的工作流程。

日本公司员工在使用传真办公

这就导致,除了银行、邮局、医院、保险公司、房地产公司等机构都在大量使用传真机,甚至超过1/3的日本家庭也拥有传真机。

日本商店里在售的各式传真机

可是,用传真机做沟通手段,紧急状态下难免误事。

2019年6月,日本新潟县发生里氏6.7级地震,柏崎刈羽核电站运营商东京电力公司的员工,按流程向当地政府传真了一条消息,原本是想通报核电站运行状态正常。

柏崎刈羽核电站

然而,发传真的工作人员不慎填错表格,导致政府收到的传真件显示核电站1-7号所有机组设备“异常”。

直到15分钟后,东京电力公司东京总部才发现了错误,更正信息之后,又重新发了一份传真……

疫情之下,日本公立医院的医生也在吐槽,使用传真过于浪费时间,简直是“昭和时期的做法”。

日本一位医生在推特上吐槽,手写+传真浪费时间

根据《传染病法》规定,当医生确认患者患有新冠肺炎或其他传染病时,必须立即向所在县的地区公共卫生中心提交一份病例报告。问题是,医生必须手工填写表格,然后传真给公共卫生中心和其他机构。

日本医生需要填写的表格

有些表格需要手工填写十几处信息,包括患者姓名、地址、职业、症状、首次就诊时间和诊断方法等,缺一不可,这严重影响了医生的工作效率。

有网友评价,“速度是抵抗传染病的关键,这时还在用过时的技术就是一个错误。”

日本的加拉帕戈斯现象

其实,在日本“有年头”的东西还不少,比如CD、DVD甚至黑胶唱片。

日本还能买到黑胶唱片

据国际唱片业联合会统计,2019年的全球音乐销量中,包括CD、DVD和黑胶唱片在内的物理媒体比例只有25%左右,然而在日本,这一比例高达71%。

日本音乐CD、DVD和黑胶唱片年销量有约5000万张,几乎是全世界上最大的物理媒体市场。

日本商店内的CD和DVD

有网友说,在涩谷你可以看到淘儿唱片 (Tower Records)的旗舰店,店内满是闪亮的塑料CD盒,盒子上是各种组合、歌手的靓丽封面。

淘儿唱片店内

同时,日本人也倾向于现金支付。

上世纪90年代,日本公司Denso Wave就开发出第一批用于无现金支付的二维码;2000年前后,索尼公司就开发出用于移动支付的芯片;可是现在,日本有80%的交易依旧使用现金。

在日本7-11便利店内使用现金交易

一位商店老板说,尽管店内支持扫码支付,但是一周也就两三个人扫码,大部分人还是会用现金。

一名自行车维修店的店主则说,“我更喜欢现金,这样就可以看到钱花在了哪儿。我们这儿还有很多老头老太太,他们喜欢逛街买东西,但确实不喜欢扫码交易。”

日本老年店主给顾客找钱

这就是日本社会存在的矛盾,一方面有索尼、松下、任天堂等科技巨头,一方面又很难摆脱过时观念和技术的惯性。

日本国立工业大学研究所分析师福本幸说,这可能是因为老龄化社会造成的。

日本28%以上人口是大于65岁的高龄老年人,这让日本社会很难接受新观念和新技术,形成了“加拉帕戈斯现象”。

日本街头老人很多

由于远离大陆,加拉帕戈斯群岛上的动物以自己固有的特色进化着,“加拉帕戈斯现象”,正是沿用了这一特征。

日本正在推动自上而下变革

美国天普大学东京校区亚洲研究主任杰夫·金斯顿教授说,要让日本这样“保守”的国家在某一方面发生转变,需要一个额外的爆点。

而这次疫情,对于改变“盖印+传真”的文化,可能会是一个转折点。

日本川崎医院的医务人员正在手写病理报告并准备传真

其实,日本早就意识到了盖印带来的不便。近年来,日本大型银行也纷纷推出不需要盖印的服务。

2017年,大垣共立银行宣布采用手掌静脉识别系统确认客户身份。

2018年,三井住友银行也采用了数字身份验证系统。

日本的三井住友银行

可是,银行业推动的技术,并未受到全社会的认可,人们还是习惯带着个人印章去银行办理业务。

可是疫情爆发之后,日本已经开始了一场由上而下的改革。

4月下旬,日本首相安倍晋三在“经济和财政政策委员会”的小组会议上说:“我们必须尽早起草指导方针,审查加盖印章和提交纸质文件的做法,以促进远程办公。”

日本NHK报道,安倍晋三要求审查加盖印章和提交纸质文件的做法

医生也被新的文件解放了,从5月10日起,他们可以通过电子邮件将新冠肺炎确诊病例报告发送给公共卫生中心。

《日本时报》认为,日本今后的一些服务类应用程序可能因此受益,个人和公司的一些办公习惯也会改变。

日本商业联合会主席中西博昭更加乐观,“接下来,个人印章会变成艺术品。”

The Japan Times:Traditional Japanese seal system hampers telework for some

The Japan Times:Abe government may stamp out hanko seals to promote working from home

Japan Today:Low-tech Japan challenged in working from home amid pandemic

The Jakarta Post:In high-tech Japan, cash is still king

Bloomberg:Amazon Really Wants Japanese Music Fans to Stop Buying CDs

Inkstone News:Handwriting and fax? Japan ridiculed for fighting Covid-19 with boomer tech

The Mainichi:Online criticism of outdated paper-and-fax coronavirus infection reports spark change in Japan

Environmental Investigation Agency:Thirty Years Since the International Ivory Ban, Say Goodbye to Ivory Hanko

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